Etkinlik Takip Sistemi Tanıtım Toplantısı Gerçekleştirildi
Kırklareli Üniversitesi Dijital Dönüşüm Ofisi (DDO) tarafından geliştirilen Etkinlik Takip Sistemi (ETS) yazılımının Kurumsal İletişim Koordinatörlüğüne tanıtılması amacıyla düzenlenen tanıtım toplantısı, 3 Eylül 2026 Perşembe günü saat 11:00'de Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü'nde yüz yüze olarak gerçekleştirildi.
Dijital Dönüşüm Ofisi Başkan Vekili Öğr. Gör. Dr. Adem Mehmet YILDIZ başkanlığında yürütülen toplantıya; Dijital Dönüşüm Ofisinden Öğr. Gör. Hakan AKGÜL, Kurumsal İletişim Koordinatörlüğünden Öğr. Gör. Dr. Ezgi ZENGİN DEMİRBİLEK, Bilgisayar İşletmeni Celil KOÇ, Büro Personeli Bilal DUR ile Esma Amine ŞAHİN katılım sağladı.
İhtiyaç Analizinden Tanıtıma Uzanan Süreç Meyvesini Verdi
Etkinlik Takip Sisteminin geliştirilme süreci, Kurumsal İletişim Koordinatörlüğünün talebi doğrultusunda başlatılmış; 11 Mayıs 2026 tarihinde iki birim arasında gerçekleştirilen toplantı ile yazılımın ihtiyaç analizi tamamlanmıştı. Bu kapsamda Dijital Dönüşüm Ofisi tarafından yürütülen geliştirme çalışmalarının ilk aşamasının tamamlanmasının ardından, sistemin fiili kullanım öncesinde ilgili birime tanıtılması ve uygulamalı olarak gösterilmesi amacıyla düzenlenen tanıtım toplantısı ile süreç yeni bir aşamaya taşındı.
Sistemin İşleyişi Canlı Sistem Üzerinden Gösterildi
Toplantının ana gündemini; Etkinlik Takip Sistemi yazılımının genel yapısının ve geliştirme sürecinin sunulması, etkinlik oluşturma, onay akışı ve takvim üzerinden izleme adımlarının sistem içerisinde tanımlı tüm kullanıcı rolleri üzerinden uygulamalı olarak gösterilmesi ile ilgili birimin görüş, öneri ve talep ettiği geliştirmelerin alınması oluşturdu.
Dijital Dönüşüm Ofisi personeli tarafından canlı sistem üzerinden gerçekleştirilen tanıtımda; sistemin genel mimarisi, etkinlik talebi oluşturma adımları, onaylama, iade etme ve reddetme mekaniklerinin hangi kullanıcı rolleri üzerinden işlediği ile kullanıcı yönetimi ve onay akışı tasarımı yetkilerinin işleyişi örneklerle aktarıldı. Sistemin mevcut durumu, Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü tarafından olumlu karşılandı.
Değerlendirme Bölümünde Geliştirme Talepleri Alındı
Tanıtım sunumunun ardından gerçekleştirilen soru-cevap ve değerlendirme bölümünde; Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü temsilcileri, kendi süreçlerine ilişkin görüş ve talep ettikleri geliştirmeleri Dijital Dönüşüm Ofisi ekibiyle paylaştı. Bu doğrultuda; birkaç günlük bir deneme sürecinin ardından tespit edilecek olası eksikliklerin ilgili ofise iletilmesi, koordinatörlüğün üst yönetim ile yapacağı görüşme neticesinde onay akışı tasarımlarının oluşturulması, sistem tarafından otomatik olarak atanamayan birim amirlerinin ilgili koordinatörlük tarafından sisteme kaydedilmesi ile etkinlik talebi oluşturma ekranına yeni seçim alanlarının eklenmesine yönelik geliştirmelerin planlanması hususları görüşülerek karara bağlandı.
Toplantıda alınan kararlar doğrultusunda, geliştirme çalışmalarının Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü ile koordineli biçimde sürdürülmesi ve deneme sürecinin ardından alınacak geri bildirimlerin sistemin bir sonraki sürümüne yansıtılması planlanmaktadır.
DijitalDönüşüm EtkinlikTakipSistemi KurumsalİletişimKoordinatörlüğü KurumsalYazılım
